Эдо с пфр пошаговая инструкция

Содержание

Сбис настройка пенсионного фонда

Эдо с пфр пошаговая инструкция

В ходе своей деятельности любая организация или индивидуальный предприниматель контактирует с различными государственными структурами, включая Пенсионный фонд России.

До недавнего времени документы в ПФР подавались исключительно в бумажном формате. Сегодня временные и трудовые затраты компании на взаимодействие с этой структурой можно минимизировать посредством электронного документооборота.

Подробно рассмотрим порядок заключения договора с ПФР об электронном документообороте, бланк заявления и особенности его оформления.

Что нужно для электронного документооборота

Электронный документооборот — это уже известная система обмена данными. Ряд её положительных моментов:

  • возможность отправки отчётной документации в удобный момент времени;
  • учёт передаваемых документов;
  • сохранность тайны переданных сведений;
  • исправление ошибок в переданных сведениях без посещения органов ПФР;
  • создание и ведение единого архива документооборота организации с ПФР в цифровом виде.

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

  • программное оборудование для ПК, поддерживающее создание отчётов в нужных форматах;
  • ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства криптографической защиты информации (СКЗИ);
  • услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
  • выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.

До обращения в территориальный офис ПФР требуется воспользоваться услугами удостоверяющего центра. Оформите заявку на сертификат ключа подписи руководителя организации и на получение других необходимых для использования цифровой подписи документов.

Оформление соглашения об Эдо с пфр

Соглашение об электронном документообороте с ПФР заключается при подаче следующих бумаг:

  • Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
  • Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
  • Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Наиболее часто это возлагается на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.

Пакет направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения.

Рассмотрим нюансы заполнения бумаг по электронному документообороту подробнее.

Заявление по документообороту с ПФР

Скачать шаблон можно на сайте ПФР. Заполнению подлежат следующие графы:

  • Поле для наименования отделения ПФР, с которым требуется наладить обмен электронными документами.
  • Раздел № 1 — заполнение информации об организации: регистрационный номер, наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, данные руководителя, контактные данные.
  • Полные банковские реквизиты учреждения, количество работников организации (эта информация приводится по запросу ПФР).
  • Раздел № 2 — если заявитель ИП, указываются ФИО, СНИЛС, ИНН, место регистрации и фактического проживания, контакты.
  • Раздел № 3 — информация об операторе СЭД ПФР: наименование компании, адрес, данные о применяемом СКЗИ.

Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Для компаний требуется закрепить документ печатью.

Соглашение по электронному документообороту

Скачать типовую форму соглашения по ЭДО можно на сайте ПФР или получить его в территориальном отделении.

Подключение ведётся по договору, который заключается между страхователем в лице конкретного отделения ПФР и абонентом системы в лице организации или ИП. В документе имеются следующие положения:

  • предмет (осуществление электронного документооборота с подробным описанием технологии его осуществления);
  • технические условия (приобретение, установка и обеспечение работоспособности ПО и СКЗИ для корректной работы в системе за счёт абонента);
  • порядок осуществления обмена документами;
  • права и обязанности сторон;
  • ответственность сторон;
  • порядок смены ключей шифрования и электронной подписи;
  • срок действия договора;
  • дополнительные условия;
  • реквизиты сторон.

Заявление на электронный документооборот: пишем без ошибок

Эдо с пфр пошаговая инструкция

Как подключиться к оператору ЭДО, по каким ключевым критериям его выбрать? Когда потребуется писать заявление на подключение к электронному документообороту и заключать соглашение об обмене электронными документами? Ответы на эти вопросы в нашей статье.

Рынок ЭДО в России развивается в последние годы очень быстро. С одной стороны его стимулирует государство, с другой – цифровая эволюция.

Как следствие: если еще несколько лет назад услугу электронного документооборота оказывали чуть более 90 операторов ЭДО, то сейчас их уже 128.

Если раньше электронный документооборот был уделом только крупных компаний, то сейчас это уже норма для средних компаний, и он не в новинку малому бизнесу.

Электронный документооборот – это и благо для компании, и одновременно вынужденная мера. Без него для части компаний путь на рынок просто закрыт. Как подключиться к ЭДО. Расскажем по порядку.

Причины подключения ЭДО:

  1. Вынужденная.

    Государство, взявшее курс на цифровую экономику, заставляет «оцифровываться» и бизнес. Все плательщики НДС должны сдавать налоговую отчетность в электронном виде.

    Компании с численностью сотрудников 100 и выше (на любом режиме налогообложения) обязаны сдавать налоговые деклараций и расчеты в электронном виде.

    Компания с численностью сотрудников 25 и выше обязаны сдавать отчетность по НДФЛ в ПФР и ФСС в электронном виде.

    В конце 2018 года Владимир Путин подписал №444-ФЗ, внесший поправки в закон о бухучете. В России создается Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности, подконтрольный ФНС.

    Все организации будут обязаны сдавать в него бухгалтерскую отчетность только в электронном виде, начиная с отчетности за 2019 год.

    Исключение сделано только для малых компаний, им дана отсрочка на один год.

  2. Экономическая.

    ЭДО позволяет экономить два ключевых ресурса компании: время и деньги. Отправка отчета по электронным телекоммуникационным каналам занимает секунды. Не нужно ехать в отделение, стоять там в очереди.

    Не нужно распечатывать многостраничные отчеты. Не нужно тратить время на переделки. ЭДО позволяет сократить время на обработку и пересылку документов на 80%, повышает эффективность работы персонала с документами на 25%.

    В среднем, время работы специалиста с документом снижается в 4 раза.

  3. Сервисная.

    Рынок систем ЭДО активно развивается и предлагает потребителям все новые и более технологичные решения. При этом решения конкурентные по цене. По мнению экспертов, ключевым фактором последнего времени, движущим рынок, является государственная стратегия импортозамещения, которая стимулирует отечественных разработчиков создавать новые продукты и активно развивать существующие.

  4. Прогрессивная или «перемены в голове».

    Развитие цифровой экономики приводит к тому, что российские компании отказываются от ранее свойственного им консервативно-скептического взгляда на новые технологии. Немаловажным стимулом для этого служит мобайл, который активно проникает в повседневную жизнь человека, невольно меняет его сознание и тянет за собой «цифровизацию» всех сфер деятельности.

По каким критериям выбрать оператора ЭДО

Электронный документооборот обеспечивает обмен данными внутри компании, между компанией и ее контрагентами, а также между компанией и контролирующими органами. С чего начать процесс внедрения ЭДО.

Алгоритм такой: нужно выбрать систему и оператора ЭДО, получить электронную подпись, заключить договор с оператором, подписать заявление и соглашение на ЭДО с контролирующим органом, договориться с контрагентами.

Топ-10 параметров для внимательного выбора системы электронного документооборота:

  • Безопасность.
  • Удобство.
  • Интеграция с другими системами.
  • Роуминг данных.
  • Опыт, количество клиентов.
  • Отзывы клиентов.
  • Наличие смежных сервисов.
  • Техническая поддержка.
  • Тарифы.
  • Возможность протестировать систему (демо-доступ).

Подключение к оператору ЭДО происходит как правило через заявку, заполненную на сайте оператора или через личный контакт со специалистом. Необходимо изложить все задачи, которые вы хотите решить с помощью ЭДО, выбрать подходящий тариф и заключить договор с оператором ЭДО.

Для работы с ЭДО нужно назначить ответственных и обеспечить их электронной подписью.

Заявление на электронный документооборот и соглашение с ПФР

После того, как выбор оператора ЭДО будет сделан, нужно написать заявление на подключение к ЭДО в ПФР и заключить соглашение. Это касается всех предприятий, численность сотрудников в которых превышает 25 человек.

Заявление о подключении в качестве участника электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи, а также соглашение об обмене электронными документами с ПФР не нужно сочинять с «нуля», их шаблоны уже разработаны пенсионным фондом и размещены на его сайте.

1 экземпляр. Заявление о подключении к электронному документообороту необходимо сдать в единственном экземпляре.

2 экземпляра. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут вам на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.

Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то от него потребуется доверенность.

Как заполнить заявление на ЭДО в ПФР:

Заявление состоит из 2 блоков: данные об организации (или об ИП) и данные об операторе ЭДО, услугами которого вы пользуетесь.

В шапке заявления нужно указать полное название пенсионного фонда, с которым будет идти обмен данными.

Далее нужно заполнить строки о компании: регистрационный номер в ПФР, полное название, ИНН, КПП, контакты, ФИО руководителя и т.п. ИП заполняет по схожей схеме, указывает вместо КПП СНИЛС.

Заявку на подключение к ЭДО ПФР может рассматривать до месяца, как правило, согласование происходит в срок от недели и выше.

Если в документах обнаружится ошибка, в подключении откажут и процедуру нужно будет проходить повторно.

Соглашение об ЭДО с контрагентами

Договоренности между компанией и контрагентами в рамках ЭДО государством не регламентированы. Компании вольны договариваться в той форме, в которой посчитают нужным. Это может быть как решение в ходе устного переговорного процесса, в виде письма-приглашения одного из участников, в виде отдельного договора, подписанного обоими участниками системы обмена документами.

Любой из предложенных вариантов закрепления сотрудничества может содержать примерно следующую структуру:

  • причины перехода компании на ЭДО,
  • преимущества, которые может дать ЭДО,
  • описание документов, обмен которых предлагается осуществлять в рамках ЭДО,
  • перечисление шагов, которые необходимо выполнить для перехода на ЭДО.

Затрудняетесь в выборе оператора ЭДО? Это не удивительно, ведь выбрать из множества операторов электронного документооборота своего, которому можно доверить самое ценное – информацию, не так-то просто. Предлагаем вашему вниманию СБИС – систему, находящуюся в лидерах по ЭДО.

Подробнее о ней вы можете узнать по ссылке СБИС Электронный документооборот.

Отметим, что в ряде независимых пользовательских исследований рынка операторов ЭДО, сервис СБИС непременно фигурирует в числе наиболее оптимальных по цене, получает отличные оценки за функциональные возможности и удобство, а также сервисную и техническую поддержку.

Система позволит не только легко и быстро обмениваться документами, она делает прозрачным движение документов в компании, позволяет архивировать информацию и многое другое. Также его преимущество – наличие смежных сервисов.

Например, СБИС Электронная отчетность позволит всегда иметь актуальные формы отчетности, контролировать сроки их сдачи, проверять на ошибки, выполнять аналитику, позволяющую оценить вероятность проверки и многое другое.

А при необходимости – и получать живую поддержку специалистов, которые помогут разобраться в сложных ситуациях.

Подробнее о том, как с помощью СБИС наладить электронный документооборот и отчетность, вам готовы рассказать наши специалисты.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Эдо с пфр пошаговая инструкция

В ходе своей деятельности любая организация или индивидуальный предприниматель контактирует с различными государственными структурами, включая Пенсионный фонд России.

До недавнего времени документы в ПФР подавались исключительно в бумажном формате. Сегодня временные и трудовые затраты компании на взаимодействие с этой структурой можно минимизировать посредством электронного документооборота.

Подробно рассмотрим порядок заключения договора с ПФР об электронном документообороте, бланк заявления и особенности его оформления.

Оформление соглашения об ЭДО с ПФР

Соглашение об электронном документообороте с ПФР заключается при подаче следующих бумаг:

  • Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
  • Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
  • Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Наиболее часто это возлагается на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.

Пакет направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения.

Рассмотрим нюансы заполнения бумаг по электронному документообороту подробнее.

Подача документов по цифровому документообороту

Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:

  • поданные документы содержат ошибки и неточности;
  • удостоверяющий центр, с которым абонент заключил договор, не имеет требуемой аккредитации по электронному документообороту.

При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.

Проще всего наладить ЭДО с помощью сервисов. «Астрал.Онлайн» — это удобный сервис для организации и ведения электронного оборота документами.

Для связи с различными контрагентами не требуется установки дополнительного программного обеспечения. А для тех, кто использует программу «1С» будет удобнее подключиться к «1С-ЭДО».

Сервис позволяет осуществлять обмен любыми файлами, вести архив электронной документации и подписывать документы различными квалифицированными сертификатами.

Астрал Онлайн

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

Как подключиться к электронному документообороту с ПФР

Эдо с пфр пошаговая инструкция

Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую отчетность в ПФР нужно отправить электронно.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

  • не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
  • не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
  • оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для этого бюджетная организация должна представить:

  1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
  2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
  3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Как заполнять

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.

Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.

Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).

Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.

Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ.

Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно.

Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года

Скачать

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

Скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте

Скачать

Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР

Эдо с пфр пошаговая инструкция

Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020. Подробнее об этих тонкостях в материале.

Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

  • заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
  • соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации.

Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом.

Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

  • наименование организации;
  • ИНН, КПП;
  • регистрационный номер в ПФР;
  • данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
  • юридический и фактический адрес;
  • среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены.

Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя.

После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление стандартной формы

Соглашение с ПФР

Электронный документооборот ПФР

Эдо с пфр пошаговая инструкция

Сейчас электронный документооборот используется Пенсионныйм фондом повсеместно, уверенно вытесняя иные формы подачи квартальной отчетности о начислении и уплате страховых платежей. О предпочтительности использования телекоммуникационных технологий для этих целей свидетельствуют два факта:

  • субъекты хозяйственной деятельности, использующие наемный труд более 25 работников, обязаны ввести ЭД в отношениях с ПФ;
  • возможность вернуться к традиционной бумажной документации не предоставляется даже ИП или малым компаниям, которые однажды перешли на систему бесконтактного документооборота.

Преимущества ЭД с органами пенсионного страхования

Электронный документооборот с ПФР:

  • позволяет сдавать отчетность по местонахождению работодателя в любое удобное время суток, в том числе в нерабочие дни и часы;
  • избавляет бухгалтера от необходимости посещения территориального органа ПФ и освобождает время для других дел;
  • обеспечивает подлинность и конфиденциальность переданной информации;
  • гарантирует безопасность и безошибочность регистрации в фонде потока исходящих документов предприятия;
  • дает возможность исправлять допущенные ошибки, обнаруженные сотрудниками Пенсионного фонда в переданных ведомостях непосредственно с рабочего места страхователя, при необходимости – неоднократно за один день;
  • предоставляет данные о результатах приема отчетности в электронной форме;
  • открывает перспективы создания в учреждении копий сданных отчетов и полученных от ПФР ответов.

Программное обеспечение перехода на ЭД

Подключение к электронному документообороту с ПФР требует наличия:

  • возможности формирования отчетов соответственно образцам и формам;
  • сертифицированного ФСБ программного продукта с возможностью использования электронной цифровой подписи и ее шифрования с помощью криптографических ключей.

Для его получения следует обратиться к специализированному учреждению.

Сегодня рынок наполнен предложениями компаний, предоставляющих услуги:

  • заверяющего центра по разработке и поддерживанию сертификатов ключей электронной цифровой подписи в системе ЭД ПФ;
  • установки и обслуживания программного обеспечения передачи сведений бесконтактным способом, позволяющим подавать отчетность не только в ПФР, но и в другие контролирующие инстанции: ФНС, внебюджетные фонды, Росстат.

Другие меры перехода к электронной отчетности

Для начала необходимо провести следующие организационные действия:

  • назначение ответственного за использование системы лица;
  • предупреждение несанкционированного доступа: оборудование рабочего места, установление надежного места хранения магнитных носителей криптографических ключей, размещение копий электронных архивов;
  • согласование возможности перехода на ЭД с территориальным органом Пенсионного фонда;
  • осуществление тестовой отправки ведомостей в территориальный орган ПФР после установки системы ЭД специализированной организацией.

Документальное оформление

Документы для подключения к электронному документообороту ПФР потребуются такие:

  • соглашение с ПФР о применении ЭД по телекоммуникационным каналам связи;
  • абонентский договор о предоставлении услуг защищенного ЭД с ПФ (как вариант – сразу со всеми контролирующими органами) через открытие доступа к системе подачи электронной отчетности;
  • договор об оказании услуг удостоверяющего центра.

Форма договора с ПФ стандартна. Ее можно скачать на официальном сайте его территориального органа. Названные договоры со специализированной организацией по своей юридической природе являются договорами присоединения.

Соответственно, они не предполагают возможности внесения клиентом правок. Они могут быть объединены в одно комплексное соглашение.

Приступая к работе: строк подачи отчета

ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:

  • по истечении 4 рабочих дней — подтверждение доставки с указанием даты и времени доставки файла в территориальный орган ПФ;
  • в течение еще 6 рабочих дней управление ПФР высылает протокол с результатом проверки.

Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие.

В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.

Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.

Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.

Организациям и предпринимателям, которые сдают отчетность в электронном виде, требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не платить штрафы за просрочку.

Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.

Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:

  • осуществлять все процедуры по получению доступа к электронной отчетности и по установке требуемого программного обеспечения заранее, желательно в до-отчетный период;
  • подавать необходимые декларации и отчеты в налоговую инспекцию заранее – минимум за сутки до окончания приема документов.
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.